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Spese aziendali: come gestire al meglio gli acquisti di carburante

Con le nuove regole introdotte dalla legge 205/2017, le stazioni di servizio sono obbligate a rilasciare la fattura per rifornimento carburanti

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Tra le principali spese aziendali ci sono quelle per il carburante, motivo per cui risulta fondamentale gestire al meglio tali acquisti, così da evitare qualsiasi problema al momento della rendicontazione.

Spesso, infatti, molte imprese riscontrano difficoltà nella tracciabilità dei pagamenti, con il conseguente aumento delle incombenze per quanto riguarda la contabilità di queste spese. Vediamo come semplificare e ottimizzare gli acquisti di carburante aziendale.

Gli obblighi previsti per il carburante con la fatturazione elettronica

Con le nuove regole introdotte dalla legge 205/2017, le stazioni di servizio sono obbligate a rilasciare la fattura per rifornimento carburanti, un documento elettronico che viene inserito all’interno del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDI). Dopodiché, alle aziende spetta il compito della registrazione e della rendicontazione, procedimenti non sempre così semplici nonostante l’utilizzo di sistemi telematici.

Ciò è dovuto ad alcune criticità nella gestione degli acquisti di carburante ai fini contabili. Innanzitutto, è necessario organizzare le fatture provenienti da due canali differenti, da un lato quelle dei rifornimenti effettuati nelle stazioni di servizio saltuarie, dall’altro quelle relative ai distributori che fanno parte di accordi speciali. Questi ultimi, ad esempio, possono prevedere una fatturazione differita, con rendicontazione mensile tramite appositi contratti di netting, mentre i primi emettono ad ogni rifornimento una fattura e viene dunque realizzato un pagamento.

A questo punto, il problema della gestione delle spese aziendali è piuttosto evidente, specialmente quando si utilizzano sistemi misti e si devono registrare numerose operazioni ai fini contabili. Un ulteriore aggravio delle incombenze avviene nel caso di flotte aziendali eterogenee, ovvero quando si adottano procedure diverse per la registrazione delle fatture e l’identificazione della detraibilità per il pagamento dell’IVA. Onde evitare errori e un carico eccessivo per il reparto contabile, è opportuno adottare soluzioni innovative per la semplificazione di queste operazioni.

L’importanza della tracciabilità nella rendicontazione

Partendo da tali presupposti, diventa chiara l’importanza della tracciabilità dei pagamenti quando bisogna gestire al meglio la rendicontazione delle spese aziendali relative agli acquisti di carburante. Una soluzione valida sono le carte Soldo Drive, carte prepagate che possono essere controllate da un unico soggetto responsabile, da fornire a dipendenti e collaboratori per il pagamento dei rifornimenti di carburante. Per le altre spese aziendali si possono utilizzare invece le carte prepagate Soldo, con cui pagare i soggiorni nelle strutture ricettive, i pasti e tutti gli altri costi inerenti le trasferte di lavoro.

L’utilizzo di apposite carte prepagate permette di ottimizzare la gestione delle spese, un aspetto fondamentale per la semplificazione della contabilità. Con un sistema di prepagate smart è possibile tracciare i pagamenti in maniera facile e veloce, usando un’unica opzione per ogni mezzo aziendale. Ciò consente di organizzare la rendicontazione relativa alle spese effettuate su ogni singolo veicolo, per una migliore gestione e un controllo ottimale sia dei rimborsi che della registrazione della fatturazione.

Nel caso specifico dei rimborsi carburante, l’impiego di sistemi prepagati velocizza fortemente le operazioni di report, effettuando il collegamento tra ogni veicolo, le spese di rifornimento e la fatturazione elettronica in pochi istanti, con una riduzione degli errori e dei tempi di gestione nella rendicontazione finale ai fini del pagamento dell’IVA.

In generale, le carte prepagate mettono a disposizione un mezzo estremamente sicuro per i pagamenti aziendali, non solo per quanto riguarda i rifornimenti di carburante ma per tutte le altre spese relative alle trasferte e alle attività lavorative di collaboratori e dipendenti. Le carte prepagate, infatti, non sono collegate direttamente al conto corrente aziendale, per questo motivo è possibile proteggere le risorse finanziare ed evitare qualsiasi tipo di rischio. Ciò è importante anche per le piccole imprese, tuttavia sono soprattutto le medie e le grandi aziende a beneficiare di sistemi di pagamento sicuri, tracciabili e tecnologicamente avanzati, poiché ogni processo di ottimizzazione si traduce in un risparmio considerevole e un controllo più efficace delle risorse aziendali.

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